中小企业如何控制成本
时间:2019-05-31
 中小企业成本控制探究
 
  一个企业要做正常的运转,各种投入必不可少,这些各种各样的投入就是广义上的成本。而现实中,中小规模的企业家以及其管理团队对成本的概念很模糊。为了给大家解惑,也为了提高同行的职业素养,专门来谈一谈成本控制。
 
  利润=收入-成本。一般来说,在市场的激烈竞争环境下,如果不是具有垄断性质的行业,收入长期处于增长状态是不太可能的。随着时间的发展,产品的收入和利润会出现如下图的变化趋势。【此处,不包括一些特殊行业,其产品具有特殊性,不满足一般产品的特性】
        在一个产品的生命周期内,成本并不是一成不变的。在销售额变动的时候,如何保证企业的利润呢?有人会说,那简单,涨价啊,羊毛出在羊身上。可是,你可曾考虑过,涨价带来的客户流失,以及销售额的急剧下降。很可能涨价5%,损失60%的销售额,最终关门大吉。
 
  一般来说,这个时候,我们有两个选择:开发新产品和延长该产品的成熟期。由于中小企业自身的缺乏危机感和股东短视,开发新产品一般难以为继。这时候,只能选择延长产品的利润期,但是销售额已经停滞增长甚至减少了,那管理层能做的就是控制成本,成本减少了,利润自然增加。
 
  一般来说,大家认为成本包括营业成本、税金及附加、期间费用。营业成本比较好理解,材料、人工、制造费用以及燃料动力等辅助材料构成的主营业务成本和其他业务成本。期间费用就是管理、财务、销售三大费用。实际上,时间成本等也可以左右企业的生死存亡。
 
  从专业的角度上来讲,税金及附加操作性较低,而且随着税收政策的透明和征管体制统一,进行税务筹划的难度正在不断加大,带来的效果也在下降。同时,进行税务筹划需要具有极高的专业素养和对企业的经营情况有全面了解的高级人才进行,筹划的成本极高;由于现阶段经营大环境的不规范,中小企业在没有市场优势地位的情况下,将筹划方案落地又是一个无解的难题。因此,不建议中小企业利用税务筹划来降低成本。
 
  期间费用的管控极具复杂性,很难确定出一个合理(同时符合公司、股东、员工利益诉求)的标准。对于财务费用这一块儿,个人是很反对,因为小银行年费低,手续费低就选择小银行。小银行在业务管理,营业点分布已经专业服务上,都远远不如四大行这是一个不争的事实。选择小银行,看起来账面上的手续费减少了,但增加的时间成本(办理业务的时间成倍的增加,浪费人力资源)和相对较高的出错率对企业造成的影响是无法准确估量的。如果开户银行经营不善,会直接牵连本企业的正常经营活动。近年来,由于各银行的流动性风险持续增大,资产质量连续下降,已经出现了一些后果。影响汇兑结算效率都算是轻的,甚至会向开户的企业转嫁成本。更严重的银行破产,那么企业不仅仅损失存款,还会直接导致支付结算业务停摆,业务中断。
 
  同时,企业在商业银行申请贷款和还本付息,开立本票,办理承兑汇票等各种信用行为,都会上征信。商业银行会根据自己的经营战略,定期对发生信贷关系的企业进行客户信用评级,根据评级结果进行综合授信。在企业融资(公开融资,包括银行贷款和发行股票、债券)时,企业征信记录和银行内部评级是金融机构尽职调查的必查内容,会直接影响企业融资效率和融资成本。
 
  为企业存续考虑,基本户选择4大行,是一个比较合理的选择。毕竟,基本户是会伴随企业整个生命周期的。销售费用,保持在合理区间就是比较合理。
 
  销售费用中的广告投入,要根据广告的投入和销售的增长,得出广告投入和销售增长的函数,得出广告对销售增长的边际贡献,在边际贡献减小或者接近0的时候,就应该及时停止广告投入,或转变宣传方式了。至于销售人员的费用,和产品毛利挂钩才是合理选择。
 
  个人认为,销售费用中的售后费用不宜进行控制,避免给企业造成信誉风险。但是,可以从提高产品质量等方面入手,从侧面降低售后费用。至于其他的,在此,不做展开。
 
  管理费用是期间费用中的大头,也是最难把握的。对此,把握一个原则:合理且满足公司的管理要求即可。如果,企业的其他方面都已经压缩成本到极致了,非要控制管理费用。建议,先对管理费用中的各项费用按照必要与否分类,然后进行测试,看其是否具备可操作性。例如:水电费、物管这些根本就无法控制的就别瞎想。对于,物流/快递费、差旅费、交通费等可以考虑进行控制。其中细节,请自行把握。
 
  以上就是对税金及附加和期间费用控制的阐述。总结起来就是,税金及附加,中小企业不具有操作性,期间费用一般不控制。控制期间费用极可能给企业带来法律、社会及信誉风险,容易得不偿失。因此啊,我们控制成本,似乎只能从营业成本手了。由于,其他业务非企业经营中经常发生和主要利润来源,我们此处之考虑主营业务成本。而主营业务成本不外乎料工费三大块。
 
  料工费,也就是材料、人工、制造费用。材料包括原材料、辅助材料、燃料及动力等;直接人工是生产人员的薪酬;制造费用包括分厂、车间管理人员薪酬、设备折旧费、设备维修费、设备修理费等。
 
  要控制成本,首先要会核算成本。核算成本,我们一般遵循的是:项目设计→收集相关数据→分配→结转这几个步骤。从实际中来看,最重要的是收集数据(完整、准确的原始记录)和分配两个步骤。数据不准确,一切都白忙活了。而分配的时候,一定要注意分配的准确性,一般按照谁受益谁承担的原则进行分配。
 
  在材料成本管理中常用到价格差异和用量差异,来解释成本差异。
 
  用量差异=(实际用量——标准用量)*标准价格
 
  价格差异=(实际价格-标准价格)*标准用量
 
  混合差异=(实际用量——标准用量)*(实际价格-标准价格)
 
  在实际的在成本差异计算中,没有这么理想化的情形。常常需要将混合差异并入价格差异一起计算。得出:
 
  价格差异=单纯的价格差异+混合差异
 
  =(实际价格-标准价格)*标准用量+(实际用量——标准用量)*(实际价格-标准价格)
 
  =(实际价格-标准价格)*实际用量
 
  从公式来看,影响材料成本两大因素是用量和价格。对于价格主要是筛选供应商,对于用量,一般是合理降低用量。提高材料的利用效率。
 
  筛选供应商是在在保证材料质量的情况下,根据材料的价格、供应商诚信经营情况,发票(是否开具发票,普票还是专票,要不要额外的加税点等)【主要针对一般纳税人】,物流配送效率和费用(供应商承担运费还是我们承受运费),中间损耗等。一般是根据这几个条件,设置参数,得出分数,选择分数最高的作为主供应商。【供应商单一,也是一个极大的经营风险,因此此处用了主供应商】
 
  分数=X*价格+Y*诚信经营情况+Z*物流配送+M*发票。X+Y+Z+M=1至于这几个参数,具体取多少,要根据企业所处的实际环境进行设置。当然在激烈竞争的今天,物流配送效率的重要性更加凸显,在参数设置上,可以考虑占较高的比例。
 
  有些人,可能会想到,用假冒伪劣材料代替真材实料。作为专业人士,我极其反对这种饮鸩止渴的做法。用劣质材料,可能会让企业在短时间内降低材料成本,但随之而来的材料用量增加、返修率大幅攀升增加售后成本,用户口碑变坏导致市场监管部门上门等情况,让企业得不偿失。
 
  对于用量这一块而,近年来有不少好的案例。例如可以称为我国第一代精算师的褚时健,他的每一个成功,都是在压缩消耗中取得。不管是用煤炭取代木材作为燃料,把土灶大锅改成锅炉,用蒸汽管道制糖,用块煤取代褐煤。还是将甘蔗渣发酵成生物燃料和煤块混合使用都是为了压缩能耗,提高能源利用率。至于后来的红塔山集团发展壮大,褚橙的成功,都离不开对用量的精准控制。毕竟对企业而言,省下的就是挣下的。
 
  褚时健的这一种思想,如果总结起来就是近年来极为流行的精益生产管理思想。该思想核心是:及时制造,消除浪费、持续改善,需求拉动,工作标准化,追求零缺陷、零库存,人本主义,供应链协作。虽然这一思想,这几年也不断受到质疑,但其中一些核心思想是值得深入学习和研究的。
 
  材料的控制最终还是集中到选择进货渠道和降低中间环节损耗上。具体方案上文已经详述,当然,对于材料用量和价格的控制,需要在充分了解企业自身和行业的情况的基础上,经过仔细、全面的论证,建立合理的综合分析模型,得出实际可行的方案。切忌,东施效颦。
 
  对于人工这一块,建议按照基本工资加绩效的方式进行薪资核算。基本工资可以偏低一些,但是绩效这一块,要注意形成阶梯制。提高员工的积极性和工作的准确度。具体方案设计,属于企业机密,不便多说。如果设备在满足企业的正常生产经营后,还有闲置,可以考虑在和员工讲清楚说明白的基础上,由公司出面引进其他企业的加工工作,供员工工作。本公司收取适量的管理费用。这样,一方面提高了员工的收入水平,一方面也加大了设备,厂房的利用效率。
 
  降低人工成本的主要途径包括:①调动员工的主观能动性,使其愿意和公司一起成长;②建立合理的回报机制,采取股权激励,合理的奖惩措施等保证核心团队的团结一致;③人尽其用,扬长避短。同时注意,用人和用机器不一样,要有人性化的关怀。
 
  一般的操作是,有少量的固定人员(即核心团队),保证企业的正常运转,大量使用临时工和外包。
 
  人工智能的兴起以及机器人技术的发展,用机器人替代工人也是一个不错的选择,其购进或租赁成本可以扣税,使用中还不会闹情绪,其维护费用也可以进费用,不用了还能回收利用,其使用成本要远低于人工。对于劳动密集型产业和大部分制造业来说是一个不错的选择。
 
  制造费用里面可以控制的也较多。比如可以通过信息化手段,降低管理人员数量,减少管理人员的薪资支出。而对于其中的折旧费用,是最具有操作性的。但是我们可以通过提高设备利用率来提高设备单位时间内产出,为企业创造更大的价值。
 
  总的来说,企业经营成本,我们按实际情况,可分为固定成本,变动成本,混合成本。如下图所示:
 
  相关概念,想必各位已经了然,我不在赘述。上图变形后,其实也就是我们常说的本-量-利模型。
 
  由此又可以衍生出经济批量生产和经济批量采购模型。这些模型的目的都是控制成本。固定成本(房租、物管费、设备的折旧、房产税等),我们主要方法是提高其利用效率,降低闲置成本。材料成本,人工费,制造费用绝大多数情况下属于变动成本,我们可以采取合理措施,适当降低其中的一些损耗,从而达到降低成本的目的。上文已经提到了一些具体的操作手法。此处不再重复。企业的成本很多,碍于篇幅,留作以后讨论。
 
  我们可以得出结论:在精细化管理的基础上,通过分析成本项目,有征对性的降低经营成本是具有较高可操作性的,而期间费用主要依靠企业的内控和员工的习惯养成。